提高会议效率的方法
开会效率低表现在以下几个地方:
1 没有目的性,形成多中心会议;
2 开会只是为了走形式;
3 主持人会前没准备,而且缺乏引导控制会议的能力;
4 开会者缺乏效率观念,不准时参加;
5 重复。重复内容发言,众多陪会者重复表态;
6 对于许多问题反复研究,却不能形成决议;
7 汇报不得要领,像流水帐。
开会总是时间和人力的耗费,所以应该计算成本。日本大阳工业公司每次开会都用以下公式计算成本:
会议成本=每小时平均工资的3倍×2×开会人数×开会时间(小时)
这是因为劳动产值高于平均工资,所以要乘以3,又因为参加会议中断经常性的工作,损失要以2倍计算。如此算来,开会的成本的确很高。如果我们每次会前都计算成本并由召集单位支付的话,可能会议次数会大大减少。即使不得已开会,也要尽量减少开会人数,压缩会议时间。
只有出现以下几种情况才可以考虑开会:
1 必须依靠集思广益才能解决的问题;
2 按常规步骤来不及决定的事情;
3 需要作出决定的事;
4 发生重大变革和实行新方法时;
5 会议对参加者具有训练价值和激励作用,或容易在会议上接受的决定。
怎样提高开会效率,建议从以下几个方面做起:
1 保证会议要有内容,明确要解决的问题。开门见山,直奔主题;
2 及时开会。在得到重要情报或要要求作出决策时应立即召开,以保证有充分的时间采取行动;
3 支持人和参会者都要守时。如有迟到者,象联想规定的那样,在会场当众站立几分钟,下次很少有人愿意再吸引大家的视线;
4 支持人在会前明确通知会议目的、程序、时间、地点,让参会者有所准备。正式会议,还要把议程发给参会者;
5 出席讨论和决策的会议人数以5-7人为最佳。出席会议超过20人,只能通报情况或布置工作,更多的人只适合于报告会和表彰会;
6 一般会议时间以一小时为宜,大型报告会也不应超过两个小时。生理学家认为,脑力的最佳状态只能保持45分钟,人在生理上产生疲劳感的临界点是一小时;
7 会议的重要原则是议事不议人。不要轻易按照少数服从多数的原则确定最后方案;
8 会议要创造出一种宽松、坦诚的气氛,有利于思想的交流与沟通,提高会议效率;
9 会议结束前要做总结,建议行动方案,明确责任和规定期限。不能落实的会议是无效的。
如果想缩短会议,一是临下班开会;二是站着开会;三是限定会议时间,到时就鸣铃。如果作不出决议,说明这个问题不适合在会议上解决。
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